安徽省生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法

第一章  總則

第一條  為規(guī)范生活無著的流浪、乞討人員（以下簡稱流浪乞討人員）救助檔案管理，保障受助人員和救助管理機構的合法權益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《城市生活無著的流浪乞討人員救助管理辦法》《社會救助暫行辦法》《安徽省檔案條例》《安徽省生活無著的流浪乞討人員救助辦法》等規(guī)定，參照《民政部 國家檔案局關于印發(fā)<生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法>的通知》（民發(fā)〔2014〕228號），制定本辦法。

第二條  本辦法所稱救助檔案是指救助管理機構在對流浪乞討求助人員進行甄別和實施救助服務過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條  民政部門對救助檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理。檔案主管部門對救助檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督。

第四條  救助管理機構應當建立并完善救助檔案管理制度，對救助檔案實行集中統(tǒng)一管理，指定專人負責救助檔案工作，確保救助檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，并逐步實現(xiàn)救助檔案工作信息化和規(guī)范化。

第二章  歸檔范圍

第五條  救助管理工作中形成的下列材料應當歸檔：

（一）《求助登記表》；

（二）《不予救助通知書》；

（三）《自行離站聲明書》；

（四）《在站服務及離站登記表》；

（五）《終止救助通知書》；

（六）其他應當歸檔的文件材料。

第六條  救助管理機構應當留存求助人員指紋和電子照片，并將其身份信息、安全檢查、證件材料、檢視問詢等情況及時錄入信息系統(tǒng)，生成《求助登記表》。

對來站的求助人員，以下材料應當作為《求助登記表》附件予以歸檔：

（一）自行來站的求助人員身份證件復印材料，無法出示身份證件的留存其姓名、身份證件號、戶籍地等基本信息。

（二）公安機關護送來站的求助人員、受監(jiān)護侵害的未成年人等，應留存《公安機關護送流浪乞討人員交接表》、案件偵辦查處情況說明等。

（三）城市管理執(zhí)法和其他有關行政機關、救助管理機構或人員護送來站的求助人員，應留存相關文字記錄。

第七條  受助人員在站期間和離站過程中形成的下列材料，應當作為《在站服務及離站登記表》附件予以歸檔：

（一）尋親服務材料

1.不能提供個人信息、無法查明身份的受助人員，救助管理機構應留存通過全國救助管理信息系統(tǒng)、全國救助尋親網(wǎng)發(fā)布的尋親公告；如有通過廣播、電視、報紙等形式發(fā)布的尋親公告也應一并歸檔。

2.無法查明身份且經(jīng)快速尋親無果的受助人員，救助管理機構應留存報請公安機關采集指紋、人像、DNA等生物數(shù)據(jù)信息材料及公安機關比對結果反饋材料；公安機關未以書面或電子函件形式反饋比對結果的，應形成書面記錄一并歸檔。

3.對經(jīng)上述查詢?nèi)詿o法查明身份信息的受助人員，救助管理機構應當留存對其持續(xù)開展尋親服務的相關工作資料。

（二）未成年人教育、評估、矯治等材料

1.對受助未成年人開展心理咨詢、需求評估、行為矯治等活動的，應留存相關工作記錄。

2.公安機關護送來站的受監(jiān)護侵害未成年人，救助管理機構辦理交接手續(xù)后，應留存《受監(jiān)護侵害未成年人臨時救助登記表》及案件偵辦查處情況說明等材料。

3.救助管理機構將臨時監(jiān)護的受監(jiān)護侵害未成年人送交親友臨時照料的，辦理交接手續(xù)后，應留存相關工作記錄。

4.開展受監(jiān)護侵害未成年人保護工作形成的材料：

（1）未成年人保護社工提交的《受監(jiān)護侵害未成年人社會背景調(diào)查評估報告》。

（2）根據(jù)調(diào)查評估報告決定進行會商的，應留存《受監(jiān)護侵害未成年人案情會商紀要》、會商錄音、錄像等材料。

（3）由未成年人救助保護機構提起撤銷監(jiān)護人資格訴訟的，應留存相關證據(jù)材料。

（4）對受監(jiān)護侵害未成年人開展回歸家庭后的監(jiān)護干預服務的，應留存《受監(jiān)護侵害未成年人離站交接表》等材料。

（5）對監(jiān)護人被撤銷監(jiān)護資格后開展監(jiān)護干預服務的，應留存撤銷或恢復監(jiān)護資格等相關材料。

（6）為受監(jiān)護侵害未成年人申請人身安全保護裁定的，應留存《受監(jiān)護侵害未成年人人身安全保護裁定申請書》等材料。

（三）醫(yī)療服務材料

1.受助人員在站期間測溫測壓、服藥情況和身體狀況等相關記錄，為受助人員提供在站醫(yī)療服務的，相關材料也應一并歸檔。

2.為受助人員提供站外醫(yī)療救治的，應留存住院救治或者門診治療中形成的交接手續(xù)、入院登記表、離院登記表、出院證明等醫(yī)療服務材料以及表達受助人員治療意愿的材料；因搶救生命垂?；颊叩染o急情況，不能取得患者或其近親屬意見的，醫(yī)療機構負責人或授權的負責人批準實施的醫(yī)療措施等材料也應一并留存。

（四）離站服務材料

1.為自行離站受助人員提供的乘車憑證復印件和小額交通費現(xiàn)金簽收字據(jù)等材料。

2.受助人員未辦理離站手續(xù)、擅自離開救助管理機構或醫(yī)療機構的，應留存視為主動放棄救助的相關文字記錄及視頻監(jiān)控等材料。

3.針對符合條件接領離站的受助人員，應留存接領人與被接領人合影，親屬接領人身份證件復印件，單位、村（居）民委員會接領人證明材料及單位、村（居）民委員會接領工作人員身份證件復印件。

4.被司法帶離的受助人員，應留存司法機關出具的證明材料以及工作人員身份證件或執(zhí)法證件復印件等材料。

（五）站外寄養(yǎng)、托養(yǎng)材料

為受助人員提供家庭寄養(yǎng)、類家庭養(yǎng)育、機構托養(yǎng)服務的，應留存協(xié)議書等相關材料。

（六）落戶安置材料

為經(jīng)過3個月仍無法查明身份的受助人員辦理落戶安置的，應留存相關證明材料，包括但不限于救助管理機構提出的安置申請、民政部門制定的落戶安置方案、同級人民政府的落戶安置批復（當?shù)卣碛幸?guī)定的其他證明材料）。

（七）死亡證明材料

針對受助人員死亡的，應留存醫(yī)療機構出具的死亡證明書、公安機關出具的死亡原因鑒定書、死亡公告材料以及親屬意見（親屬不能前來或拒絕前來的，應當取得其同意火化的書面證明材料或電話錄音、視頻錄像等相關資料；無法查明死亡受助人員身份或無法聯(lián)系到其親屬的，救助管理機構還應留存在市級以上報刊公告期為30天的刊登公告）、火化證明、骨灰寄存等材料。

（八）依法為受助人員申請的人身安全保護令等其他應當歸檔的文件材料。

第八條  救助管理機構街頭救助形成的照片、錄音、錄像材料，救助熱線電話錄音、監(jiān)控錄像材料和救助管理信息系統(tǒng)形成的電子文件應當按照有關規(guī)定整理歸檔。對經(jīng)勸導仍拒絕接受救助的，應形成書面記錄一并歸檔。

第三章  歸檔要求、整理方法

第九條  屬于歸檔范圍的救助文件材料應當在救助工作完畢后30個工作日內(nèi)歸檔。

歸檔的文件材料應當真實完整、圖文清晰。

電子數(shù)據(jù)、錄音帶、錄像帶、磁盤、照片等特殊載體材料，應當與紙質(zhì)文件材料一并歸檔，確?？勺x可用。

歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目，使用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫；救助檔案目錄應當打印；備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。

第十條  救助檔案按照救助類別——年度——保管期限分類整理。

救助類別分為成年人救助、未成年人救助保護兩類。

年度是指救助完畢的時間所屬年度。

保管期限是指根據(jù)救助檔案的使用價值所確定的保管年限。

第十一條  救助文件材料的整理歸檔應當遵循下列原則與方法：

（一）救助文件材料按照年度歸檔。

（二）一個求（受）助人員的材料組成一件。成年人攜帶未成年人求助的，分別組件歸類，并在各自《救助檔案目錄》“備注欄”中注明相關情況和檔案號。

（三）根據(jù)求（受）助人員的個體差異，確定每件歸檔文件材料的具體范圍，并按照文件材料形成的時間順序排列。

（四）以有利于檔案保管和利用的方法對件進行固定。

（五）按照本辦法第十條的規(guī)定對救助檔案進行分類，在最低一級類目內(nèi)依據(jù)救助完畢的時間順序排列，并從“1”開始編制室編件號。

（六）在件內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章（式樣附后），并填寫有關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、類別、年度、保管期限、件號和頁數(shù)等項目。

（七）按照件號的順序?qū)⒕戎鷻n案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表（式樣附后）的項目。

（八）按照類別分別編制救助檔案目錄（式樣附后）。

（九）救助檔案目錄區(qū)分年度和保管期限，加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號（式樣附后）。

第十二條  照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）和《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-1995）的要求整理；救助管理工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）和《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》（DA/T38-2008）的要求整理。

第四章  保管、統(tǒng)計和利用

第十三條  救助檔案由救助管理機構設專門庫房保管。檔案庫房應當堅固，并有防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等設施。

第十四條  檔案管理人員應當按照年度及時對救助檔案的接收、保管、利用和鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。

第十五條  救助檔案保管單位應當建立檔案利用制度，明確辦理程序，確保救助檔案安全有效地利用。

救助檔案的利用應當遵守下列規(guī)定，并辦理登記手續(xù)：

（一）救助管理機構及其上級業(yè)務主管部門可以利用救助檔案；

（二）各級人民法院、人民檢察院、公安機關、國家安全機關、紀檢監(jiān)察機關、審計機關因公務需要，憑單位介紹信可以利用救助檔案； 

（三）救助對象及其親屬經(jīng)救助檔案保管單位主管領導批準，辦理相關手續(xù)后，憑身份證件可以利用與救助對象相關的救助檔案；

（四）律師憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務所證明，持受理案件法院出具的證明材料，可以利用與承辦法律事務有關的救助檔案；

（五）其他單位、組織和個人要求查閱救助檔案的，救助檔案保管單位在確認其利用目的合理的情況下可以同意。

第十六條  利用救助檔案的單位、組織和個人，不得損害救助對象的合法權益，未經(jīng)救助對象及其親屬的同意，不得公開救助檔案的內(nèi)容。

救助檔案僅限于當場查閱、摘抄和復印，利用過程中注意保密，嚴禁對救助檔案進行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。

救助檔案保管單位應當對歸還的救助檔案進行清點核對，對檔案摘抄件或者復印件加蓋標有“救助檔案摘抄件”或者“救助檔案復印件”的印章。

第十七條  救助檔案保管單位應當編制救助檔案目錄、人名索引等檢索工具，提高利用工作效率。

第五章  保管期限、鑒定、銷毀和移交

第十八條  救助檔案的保管期限一般為10年。受助人員為未成年人、精神智力殘疾人員、長期安置人員的，救助檔案保管期限為30年；受助人員在救助期間死亡的，救助檔案保管期限為永久。保管期限從救助完畢或者決定不予救助后的次年1月1日起開始計算。

照片、音像檔案的保管期限與相應的紙質(zhì)救助檔案的保管期限相同。救助管理信息系統(tǒng)形成的電子檔案保管期限為30年。

第十九條  救助管理機構救助熱線錄音電話、監(jiān)控錄像等工作資料保管期限不少于3個月，街頭救助形成的照片、錄音、錄像等工作資料保管期限不少于6個月。以上資料存在爭議的，應當保管2年以上，特殊、重要資料以實物方式交存檔案室。

第二十條  救助檔案保管單位應當成立鑒定小組，對保管期滿的救助檔案進行價值鑒定。對有繼續(xù)保存價值的，可以延長其保管期限直至永久。無保存價值的，提出銷毀意見，并建立銷毀清冊。

第二十一條  銷毀救助檔案應當經(jīng)主管領導批準，并派兩個以上人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應當對照銷毀清冊清點核對所要銷毀的救助檔案，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊永久保存。

第二十二條  救助檔案在救助管理機構保存一定時間后，應當按照國家有關規(guī)定向同級綜合檔案館移交。

第六章  附則

第二十三條  救助管理機構按規(guī)定對不具有本地戶籍且不持有當?shù)鼐幼∽C的流動人口實施臨時救助的，檔案工作參照本辦法執(zhí)行。

第二十四條  沒有設立救助管理機構的民政部門應當參照本辦法做好流浪乞討人員救助檔案管理工作。

第二十五條  各地民政局和檔案局可以結合本地實際情況，共同制定本辦法實施細則。

第二十六條  本辦法自2023年3月1日起施行。